Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Haukiputaan sähköosuuskunta
Y-tunnus: 0185005-8
Martinniementie 31, 90830 Haukipudas
Puhelin: +358 08 561 2600
Sähköposti: asiakaspalvelu@hso.fi
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Jaana Puurunen
Haukiputaan sähköosuuskunta
Puhelin: +358 44 7512 621
Sähköposti: etunimi.sukunimi@hso.fi
3. Rekisterin nimi
Haukiputaan Sähköosuuskunnan asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja peruste
Haukiputaan Sähköosuuskunta käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakkaan tunnistamiseksi sekä asiakassuhteen tai muun sopimussuhteen perustamiseksi
- Palvelun toteuttamiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi
- Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
- Haukiputaan Sähköosuuskunnan palvelujen tarjoamiseksi, toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi
- Haukiputaan Sähköosuuskunnan palveluiden markkinointiin
- Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseksi
- Analysointi- ja tilastointitarkoituksiin
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat rekisteröidyn antama suostumus tai sopimusperuste.
5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Rekisteriin voidaan tallentaa henkilötietoja Haukiputaan Sähköosuuskunnan asiakkaista.
Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia asiakkaiden henkilötietoja:
- Henkilön nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Henkilötunnus
- Pankkitilin numero
- Asiakasnumero
- Tunti- ja kulutustiedot
- Laskutustiedot
- Sopimustiedot
Rekisteriin voidaan lisäksi tallentaa tietoja Haukiputaan Sähköosuuskunnan asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista ja www.hso.fi -sivuston kautta yhteydenottopyynnön jättäneistä henkilöistä.
Rekisterissä voidaan käsitellä yhteydenottopyynnön jättäneiden henkilöistä seuraavia tietoja:
- Henkilön nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella. Tietoja voidaan kerätä myös OMA Hso palvelun (www.oma.hso.fi) rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä.
Tietoja voidaan kerätä myös www.hso.fi -sivuston kautta yhteydenottopyynnön jättämisen tai muun yhteydenoton yhteydessä. Tietoja voidaan päivittää lisäksi Haukiputaan Sähköosuuskunnan muista henkilörekistereistä, yhteistyökumppaneiden henkilörekistereistä sekä viranomaisilta ja muilta yrityksiltä lainsäädännön sallimissa puitteissa.
7. Henkilötietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon lainsäädännön asettamat rajoitukset. Asiakkaiden laskutustietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aika. Mittaustietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta mittaustapahtumasta. Yhteydenottolomakkeen ja muun yhteydenottotavan kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään yhden (1) vuoden ajan tietojen keräämisestä. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.
Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.
8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Haukiputaan Sähköosuuskunta saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Haukiputaan Sähköosuuskunnan alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Haukiputaan Sähköosuuskunnan palvelujen toteuttamiseen ja tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.
Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä selosteessa kuvattuihin ja Haukiputaan Sähköosuuskunnan määrittämiin tarkoituksiin. Haukiputaan Sähköosuuskunta velvoittaa heidät pitämään tiedot salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.
Henkilötietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.
9. Evästeet
Haukiputaan Sähköosuuskunnan sivustolla (www.hso.fi) ei käytetä evästeitä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Haukiputaan Sähköosuuskunnan markkinointirekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Vastustamis- ja rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee, että Haukiputaan Sähköosuuskunta on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai että Haukiputaan Sähköosuuskunnalla ei ole oikeutta käsitellä hänen tietoja.
Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely on välttämätöntä Haukiputaan Sähköosuuskuntaa koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi sekä oikeus vaatia tietojensa poistamista Haukiputaan Sähköosuuskunnan markkinointirekisteristä. Poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely ja säilyttäminen rekisterissä on välttämätöntä Haukiputaan Sähköosuuskuntaa koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.
Siirto-oikeus
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Haukiputaan Sähköosuuskunnan markkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei Haukiputaan Sähköosuuskunta ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Muut oikeudet
Mikäli tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11. mukaisesti.
11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Haukiputaan Sähköosuuskunta voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Haukiputaan Sähköosuuskunta voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Haukiputaan Sähköosuuskunta vastaa pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.
13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteröityjen tietojen suojaaminen on Haukiputaan Sähköosuuskunnalle erittäin tärkeää. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain Haukiputaan Sähköosuuskunnan palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille henkilöille. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus.
14. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Haukiputaan Sähköosuuskunta pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Haukiputaan Sähköosuuskunta suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
(Seloste päivitetty 04.03.2024)